Erste Schritte

Firmendaten, Logo, Bankverbindung und Nummern einrichten, bevor die erste Rechnung rausgeht.

1. Firmendaten ausfüllen

Unter Einstellungen › Firmendaten tragen Sie Name, Rechtsform, Anschrift, Steuernummer und, falls vorhanden, USt-IdNr. ein. Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung; fehlt eine Pflichtangabe, weist Postenbote Sie vor dem Fertigstellen darauf hin.

Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, setzen Sie den Haken. Ihre Rechnungen enthalten dann keine Umsatzsteuer, sondern den passenden Hinweis.
Den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) erfragen Sie bei Ihrem Steuerbüro. Er bestimmt die Konten im Buchungsvorschlag.
Laden Sie Ihr Logo hoch; es erscheint oben auf Angeboten, Rechnungen und Mahnungen.

2. Einstellungen für Rechnungen

Unter Rechnungen › Einstellungen legen Sie fest, was auf jedem Beleg steht:

Bankverbindung, damit Kunden wissen, wohin sie zahlen.
Ansprechpartner für Rückfragen zu Rechnungen.
Zahlungsziel und auf Wunsch Skonto, zum Beispiel 2 % bei Zahlung in 7 Tagen.
Nummernformat für Rechnungen und Angebote. Wechseln Sie von einem anderen Programm, setzen Sie den Startwert so, dass die Nummern nahtlos weiterlaufen. Stellen Sie das ein, bevor Sie die erste Rechnung fertigstellen.
Texte für Einleitung, Schluss und Gruß sowie die Farbe Ihrer Belege.

3. Kunden und Artikel anlegen

Legen Sie Ihre wichtigsten Kunden und häufige Leistungen an, etwa Ihren Stundensatz. Das geht auch nebenbei beim Schreiben der ersten Rechnung. Mehr dazu unter Kunden, Lieferanten und Artikel.

4. Mitarbeiter einladen

Arbeiten mehrere Personen mit Postenbote, laden Sie sie unter Einstellungen › Mitglieder ein. Jede Person bekommt ein eigenes Konto; geben Sie Ihr Passwort nicht weiter. Mehr dazu unter Mitglieder und Rollen.