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Rechnungen

Vom Entwurf zur fertigen E-Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnungen, Storno und wiederkehrende Rechnungen.

Vom Entwurf zur fertigen Rechnung

1. Unter Rechnungen klicken Sie auf Neue Rechnung, wählen den Kunden und fügen Positionen hinzu.
2. Geben Sie das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum an. Das ist auf jeder Rechnung Pflicht.
3. Prüfen zeigt, ob noch etwas fehlt, zum Beispiel eine Pflichtangabe in den Firmendaten.
4. Fertigstellen vergibt die nächste Rechnungsnummer, erzeugt das PDF mit eingebetteter E-Rechnung und prüft es. Ab jetzt ist die Rechnung unveränderbar.
5. Senden schickt sie per E-Mail an den Kunden. Betreff und Text können Sie vorher anpassen.

Entwürfe können Sie jederzeit ändern oder löschen. Weil die Nummer erst beim Fertigstellen vergeben wird, entstehen dabei keine Lücken in Ihren Rechnungsnummern.

E-Rechnung

Seit 2025 müssen Firmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 nach und nach auch selbst ausstellen. Jede Rechnung aus Postenbote ist schon heute eine E-Rechnung: Das PDF enthält die Daten maschinenlesbar (ZUGFeRD), und für Behörden und Rechnungsportale gibt es die XRechnung als eigene Datei.

Fehler korrigieren: Stornieren

Eine fertige Rechnung darf nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Ist sie falsch, klicken Sie auf Stornieren. Postenbote erstellt eine Stornorechnung, die den Betrag aufhebt. Danach schreiben Sie die richtige Rechnung, am schnellsten mit Ähnliche Rechnung erstellen.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Bei längeren Aufträgen stellen Sie während der Arbeit Abschlagsrechnungen für den Teil, der schon geleistet ist. Geben Sie dazu das Bauvorhaben an; die Abschläge werden je Kunde und Bauvorhaben gezählt. Zum Schluss rechnet die Schlussrechnung den ganzen Auftrag ab und zieht die Abschlagsrechnungen wieder ab.

Wiederkehrende Rechnungen

Für Wartungsverträge und ähnliche Leistungen öffnen Sie eine fertige Rechnung und wählen Wiederholung einrichten, etwa monatlich oder jährlich, auf Wunsch bis zu einem Enddatum. Postenbote legt zu jedem Termin einen Entwurf an, den Sie prüfen und fertigstellen. Setzen Sie den Haken für den sofortigen Versand, wird die Rechnung automatisch fertiggestellt und an den Kunden geschickt.

Bezahlt?

Wie Sie Zahlungen erfassen, steht unter Zahlungen und Bankumsätze.