GoBD und Aufbewahrung

Was Postenbote für eine ordnungsmäßige Buchführung tut und was die Verfahrensdokumentation ist.

Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Bücher und Belege in elektronischer Form. Postenbote nimmt Ihnen dabei vieles ab. Die Verantwortung für eine ordnungsmäßige Buchführung bleibt aber bei Ihnen; für Fragen im Einzelfall ist Ihr Steuerbüro der beste Ansprechpartner.

Was Postenbote sicherstellt

Unveränderbarkeit: Fertige Rechnungen und Angebote werden als PDF und XML gespeichert und lassen sich nicht mehr ändern oder löschen, auch nicht durch die Software selbst. Korrigiert wird nur durch Storno.
Lückenlose Nummern: Die Nummer wird erst beim Fertigstellen vergeben, fortlaufend und ohne Lücken.
Eingangsrechnungen im Original: Jede empfangene Datei wird unverändert mit Prüfsumme aufbewahrt.
Nachvollziehbarkeit: Das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was getan hat.
Datensicherung: Jede Nacht wird eine verschlüsselte Sicherung an einem zweiten Ort gespeichert.
Datenzugriff: Bei einer Betriebsprüfung bekommt der Prüfer einen Lesezugang oder den Export in auswertbarer Form.

Aufbewahrung

Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf, Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen wie die Verfahrensdokumentation zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Postenbote löscht fertige Belege nicht. Sollten Sie Postenbote einmal kündigen, laden Sie vorher unter Einstellungen › Datenexport alle Daten herunter und bewahren Sie sie bis zum Ende der Fristen auf.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Betrieb entstehen, ankommen, geprüft, weitergegeben und aufbewahrt werden. Unter Einstellungen › Verfahrensdokumentation erstellt Postenbote diese Beschreibung aus Ihren Einstellungen. Sie ergänzen nur, was Postenbote nicht wissen kann, etwa wie Sie mit Papierbelegen umgehen, und drucken sie aus oder speichern sie als PDF. Aktualisieren Sie sie, wenn sich etwas Wesentliches ändert, und bewahren Sie jede Fassung auf.

Was Postenbote nicht abdeckt

Postenbote ist keine Finanzbuchhaltung und keine Kasse. Buchungen, Jahresabschluss, Lohn und Barzahlungen laufen weiter über Ihr Steuerbüro oder die dafür vorgesehenen Programme; nennen Sie diese in der Verfahrensdokumentation.